Regulamin Konferencji

§ 1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa warunki uczestnictwa w konferencjach pod nazwą „Dental Practice Academy” organizowanych przez Medidesk Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie 01-570, ul. Władysława Niegolewskiego 17/2, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000659580, NIP: 701-065-95-20, REGON: 366382110, kapitał zakładowy w wysokości 220.000 zł oraz Marketize Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach 40-600, ul. Tadeusza Kościuszki nr. 229 lok. 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000461783, NIP 5130234986, REGON 12285542500000, z którymi można skontaktować się (i) pisemnie na adres siedziby Organizatora, (ii) mailowo na adres poczty elektronicznej: biuro@medidesk.com (iii) telefonicznie pod nr telefonu 22 250 08 50. Jeżeli w treści Regulaminu wprost nie zastrzeżono odmiennie wymienione niżej pojęcia pisane z wielkiej litery mają następującej znaczenie:

• a. Cennik oznacza obowiązujący cennik uczestnictwa w Konferencji, dostępny na stronie internetowej ZOHO Backstage
• b. Dzień roboczy oznacza każdy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
• c. System sprzedaży biletów / Platforma sprzedażowa – serwis internetowy służący do zakupu biletów na Konferencję oraz podania danych Zamawiającego i Uczestnika w toku zakupu biletu, za pomocą którego następuje Rejestracja Uczestnika;
• d. Konferencja oznacza organizowaną przez Organizatora konferencję, której dotyczy Rejestracja przeprowadzoną w trybie stacjonarnym; Organizator może udostępniać Uczestnikom Treści Cyfrowe lub Usługi Cyfrowe związane z Konferencją (np. materiały, prezentacje). Więcej informacji o konferencji dostępne jest na stronie https://dpa.edu.pl/
• e. Organizator oznacza spółki Medidesk Sp. z o.o. oraz Marketize Sp. z o.o. (szczegółowe dane powyżej);
• f. Potwierdzenie udziału w Konferencji - informacja lub wiadomość e-mail wysyłana przez Organizatora lub Platformę sprzedażową po skutecznym dokonaniu płatności, kończąca proces Rejestracji;
• g. Regulamin oznacza niniejszy regulamin;
• h. Rejestracja to proces zgłoszenia Uczestnika do udziału w Konferencji realizowany poprzez zakup biletu i podanie wymaganych danych w Systemie sprzedaży biletów oraz dokonanie płatności zgodnie z Cennikiem;
• i. Uczestnik to osoba fizyczna, która ma wziąć udział w Konferencji i w odniesieniu do której dane zostały podane w toku zakupu biletu;
• j. Zamawiający to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która dokonała Rejestracji;
• k. Partner to osoba fizyczna lub prawna, która na podstawie odrębnych porozumień z Organizatorem uczestniczy w Konferencji (patroni, media, przedstawiciele branży);
• l. Sponsor to osoba fizyczna lub prawna, która przekazuje środki finansowe na rzecz Organizatora celem organizacji Konferencji oraz promocji własnej;
• m. Administrator oznacza spółki Medidesk Sp. z o.o. oraz Marketize Sp. z o.o.

3. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczna z akceptacją warunków Regulaminu, w tym obowiązku uiszczenia opłaty stosownie do stawek określonych w Cenniku.

4. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie do Uczestników, Zamawiających, Partnerów i Sponsorów Konferencji.

5. Związane z Konferencją usługi dotyczące m.in. sprzedaży pakietów promocyjnych, objęcia patronatem, sponsorowania świadczone są na podstawie odrębnych umów zawartych z Organizatorem.

6. Powyższe pojęcia pisane w liczbie pojedynczej odnoszą się także do wyrażeń w liczbie mnogiej.

7. Odesłania do punktów i liter zawarte w niniejszym Regulaminie odnoszą się do punktów i liter w tym samym paragrafie, chyba że wskazano inaczej.

§ 2. Rejestracja

1. Rejestracja następuje poprzez zakup biletu na Konferencję w Systemie sprzedaży biletów oraz uiszczenie opłaty za udział w Konferencji zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku.

2. W toku zakupu biletu Zamawiający podaje dane niezbędne do realizacji Umowy, w tym dane Uczestnika.

3. W zależności od wybranej formy płatności Rejestracji można dokonać:

• najpóźniej na 1 (słownie: jeden) Dzień Roboczy przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji, jeżeli opłata następuje za pomocą szybkiego przelewu online lub płatności elektronicznej,
• najpóźniej na 3 (słownie: trzy) Dni Robocze przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji, jeżeli opłata następuje za pomocą przelewu tradycyjnego.

4. Rejestracja jest możliwa, o ile wcześniej nie zostanie wykorzystana pula biletów przeznaczona na konkretne wydarzenie.

5. Jeżeli Rejestracji dokonuje osoba inna niż Uczestnik, Zamawiający ponosi odpowiedzialność za prawdziwość przekazywanych informacji.

6. Rejestracja następuje poprzez zakup biletu za pośrednictwem strony: https://dpa.edu.pl/

7. Opłaty można dokonać poprzez system płatności Stripe.

8. Aby otrzymać fakturę VAT, należy zaznaczyć opcję „Faktura VAT na firmę” oraz podać numer NIP. Faktura generowana jest elektronicznie.

9. Można dokonać płatności również za pomocą faktury pro-forma. Rezerwacja następuje po zaksięgowaniu płatności.

10. Po skutecznym dokonaniu płatności faktura VAT zostanie przesłana na adres e-mail wskazany w toku Rejestracji.

11. System umożliwia zakup biletów grupowych. Prośby o dodatkowe zniżki dla grup powyżej dwóch osób należy kierować na adres eventy@medidesk.com

§ 3. Uiszczenie opłaty za udział w Konferencji

1. Cennik wskazuje wysokość opłaty za udział jednej osoby. Opłaty stanowią kwoty netto, do których doliczany jest podatek VAT. Opłata nie obejmuje kosztów dojazdu, zakwaterowania ani wyżywienia (chyba że wskazano inaczej).

2. Opłatę uiszcza się za pomocą systemu Stripe (płatności elektroniczne lub tradycyjny przelew).

3. Przeliczenie kwot wyrażonych w PLN na EUR dokonywane jest wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień zakupu biletów.

4. Zamawiający wyraża zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

5. Jeżeli opłata nie została uiszczona, a Zamawiający nie zrezygnował z udziału na zasadach określonych w § 8, pozostaje on zobowiązany do zapłaty pełnej kwoty.

§ 4. Potwierdzenie udziału w Konferencji

1. Organizator wysyła Potwierdzenie, jeżeli: zamówienie zostało złożone prawidłowo, opłata została zaksięgowana, a w przypadku konsumentów – wyrażono zgodę na rozpoczęcie świadczenia usług przed upływem 14 dni (jeśli dotyczy).

2. Potwierdzenie stanowi oświadczenie o przyjęciu przez Organizatora oferty zawarcia umowy.

3. Umowa zostaje zawarta w dniu wysyłki Potwierdzenia i obowiązuje do dnia zakończenia Konferencji.

§ 5. Obowiązki Uczestnika lub Zamawiającego

1. Uczestnik i Zamawiający zobowiązani są przestrzegać Regulaminu.

2. Zamawiający ponosi solidarną odpowiedzialność za zgłoszonych przez siebie Uczestników w zakresie szkód wyrządzonych Organizatorowi lub osobom trzecim.

3. Zamawiający jest zobowiązany poinformować Uczestników o treści klauzuli RODO (§ 13).

4. W trakcie Konferencji Organizator może utrwalać jej przebieg (foto/wideo). Utrwalony wizerunek może być wykorzystywany w celach promocyjnych Organizatora i Sponsorów. Wykorzystanie wizerunku wykraczające poza szczegół całości wymaga odrębnej zgody.

5. Konsument może odstąpić od umowy bez wzywania do dostarczenia treści cyfrowej w szczególnych przypadkach określonych ustawą.

6. Uczestnik powinien współpracować z Organizatorem w celu ustalenia zgodności treści cyfrowych ze środowiskiem cyfrowym Uczestnika.

7. Uczestnik nie jest uprawniony do rozpowszechniania treści cyfrowych udostępnionych przez Organizatora (prezentacje, materiały) bez zgody.

8. Uczestnik zobowiązuje się do udziału w sposób zgodny z prawem i zasadami kultury wypowiedzi (również na czacie).

§ 6. Ograniczenie odpowiedzialności Organizatora

1. Odpowiedzialność Organizatora za szkody ograniczona jest do wysokości uiszczonej opłaty za udział w Konferencji.

2. Dotyczy to wszelkich podstaw odpowiedzialności, w tym deliktowej.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie umowy spowodowane siłą wyższą (wojna, pożar, epidemia, kataklizmy, przerwy w dostawie mediów).

4. Postanowienia ust. 1-3 nie dotyczą konsumentów.

5. Odpowiedzialność wobec konsumentów w przypadku udziału online regulują przepisy ustawy o prawach konsumenta.

6. Jeżeli treści cyfrowe są niezgodne z umową, konsument może żądać doprowadzenia ich do zgodności.

7. Konsument może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny lub odstąpieniu od umowy, jeśli doprowadzenie do zgodności jest niemożliwe lub wymaga nadmiernych kosztów.

§ 7. Zmiany w programie Konferencji

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu, prelegentów, tematów, godzin, a także terminu i miejsca Konferencji z ważnych powodów.

2. Organizator poinformuje o zmianach za pomocą strony dpa.edu.pl oraz drogą mailową.

3. Konsument jest uprawniony do wypowiedzenia umowy w przypadku wprowadzenia zmian.

4. Organizator może odstąpić od umowy w terminie do 1 dnia przed Konferencją w przypadku wystąpienia błędów systemowych przy zakupie biletów.

5. Oświadczenie o odstąpieniu składa się mailowo.

6. W przypadku odstąpienia przez Organizatora, zwrot opłaty następuje w terminie 14 dni.

§ 8. Rezygnacja z uczestnictwa

1. Do 1 dnia roboczego przed Konferencją Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.

2. Oświadczenie należy przesłać na adres: eventy@medidesk.edu.pl

3. Rezygnacja na min. 30 dni przed terminem: zwrot 100% wpłaty w ciągu 30 dni roboczych.

4. Rezygnacja na mniej niż 30 dni przed terminem: zwrot nie przysługuje (z zastrzeżeniem uprawnień konsumentów).

5. Konsument może odstąpić od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od zawarcia umowy.

6. Prawo do odstąpienia nie przysługuje, jeśli Organizator rozpoczął świadczenie usług za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany o utracie prawa do odstąpienia.

§ 9. Usługi świadczone drogą elektroniczną

1. Administrator zapewnia działanie systemu w sposób umożliwiający bezpłatne zakończenie korzystania z usługi w każdej chwili.

2. Stosowane są techniki kryptograficzne w celu ochrony treści przekazu.

3. Zapewniana jest jednoznaczna identyfikacja stron usługi.

4. Korzystanie z usług online wiąże się z ryzykiem (szczegóły w Załączniku 2).

5. Informacje o plikach cookies znajdują się w Polityce Prywatności.

6. Wymagania techniczne: przeglądarka internetowa z obsługą JS i cookies oraz aktywne konto e-mail.

7. Administrator nie gwarantuje prawidłowego działania na wszystkich urządzeniach przenośnych.

8. Spory z konsumentami mogą być rozpatrywane metodami pozasądowymi.

§ 10. Dodatkowe informacje

1. Administrator dokłada starań o bezawaryjne działanie serwisu, ale nie odpowiada za zakłócenia spowodowane siłą wyższą lub ingerencją osób trzecich.

2. Administrator ma prawo do przerw technicznych w celu konserwacji systemu.

3. Administrator może zaprzestać świadczenia usług, jeśli wynika to z przepisów prawa lub przyczyn technicznych niezależnych od niego.

§ 11. Reklamacje

1. Reklamacje można składać mailowo na eventy@medidesk.com lub pocztą tradycyjną.

2. O zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego.

3. Reklamacja powinna zawierać: nazwę konferencji, dane Zamawiającego, przedmiot reklamacji i uzasadnienie.

4. Rozpatrzenie reklamacji następuje w ciągu 14 dni.

§ 12. Klauzula informacyjna dla Zamawiających

1. Administratorami danych są Medidesk Sp. z o.o. oraz Marketize Sp. z o.o.

2. Inspektor Ochrony Danych: Zuzanna Łaganowska (iod@medidesk.com).

3. W zakresie płatności online administratorem jest również STRIPE PAYMENTS Sp. z o.o.

4. Dane przetwarzane są w celu realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązków prawnych oraz prawnie uzasadnionych interesów (marketing, obrona roszczeń).

5. Odbiorcami danych są dostawcy płatności, dostawcy IT, księgowość i podwykonawcy.

6. Dane mogą być przekazywane poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych.

7. Zamawiający mają prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia i przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu.

8. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji umowy.

§ 13. Klauzula informacyjna dla Uczestników

1. Administratorami są Medidesk Sp. z o.o. oraz Marketize Sp. z o.o.

2. Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Uczestników lub od Zamawiającego (imię, nazwisko, telefon, e-mail).

3. Cele przetwarzania: realizacja umowy, marketing i obrona przed roszczeniami.

4. Uczestnik ma prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych.

5. Podanie danych jest warunkiem rejestracji i udziału w Konferencji.

§ 14. Pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji

Dotyczy konsumentów i przedsiębiorców na prawach konsumenta. Istnieje możliwość skorzystania z pomocy rzeczników praw konsumenta oraz Inspekcji Handlowej. Szczegóły na stronie UOKiK.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.

2. Sądem właściwym jest sąd siedziby Organizatora (nie dotyczy konsumentów).

3. Zakaz przenoszenia praw i obowiązków z umowy bez zgody drugiej strony.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn (zmiana prawa, technologii, danych teleadresowych).

5. O zmianach Uczestnicy będą informowani mailowo i przez stronę WWW.

6. Regulamin jest dostępny pod linkiem: https://dpa.edu.pl/regulamin.html

7. Regulamin wchodzi w życie z dniem 05.03.2026 r.